Kilometerregistratie voor ZZP’ers: dit is waar je op moet letten

Als ZZP’er rij je vaak in de auto van de zaak. Hierom is het erg belangrijk om kilometerregistratie bij te houden, met name als je geen bijtelling wilt betalen. De beslissing om geen bijtelling te betalen heeft als gevolg dat je in de zakelijke auto(‘s) niet meer dan 500 kilometer per jaar privé mag rijden. Maar is nu de meest efficiënte en effectieve manier om jouw kilometerregistratie bij te houden? In dit artikel ga ik in op regels en geef ik aan waar jij bij het registreren van je kilometers op moet letten. Te beginnen bij wat kilometerregistratie precies is.

Wat is kilometer registratie?

Kilometer registratie betekent eigenlijk niet anders dan het bijhouden van alle met een bedrijfsauto gereden kilometers. Hierbij houd je onder andere het vertrek-, het aankomst- en een eventueel tussenadres bij. Ook de afgelegde afstand en de datum van de rit dien je vast te leggen.

ZZP kilometerregistratie

Een van de grootste voordelen van het zelfstandig ondernemen is de vrijheid. Je bepaalt als ZZP’er zelf hoe en wanneer je bepaalde opdrachten uitvoert. Echter, kan dit een grote uitdaging zijn als om het bijhouden van administratieve taken. Een van deze taken is het bijhouden van je gereden ritten. Aan het einde van het jaar dien je de gegevens in bij de Belastingdienst. Hierbij moet je kunnen aantonen dat je het aantal toegestane gereden privékilometers niet hebt overschreden. Wanneer je rittenregistratie niet sluitend is, of het aantal kilometers kan niet worden aangetoond, dan kun je een flinke boete verwachten.

Een sluitende registratie

De Belastingdienst stelt eisen aan de kilometerregistratie. Voor een sluitende rittenadministratie dienen de volgende gegevens te zijn geregistreerd:

• Het kenteken

• Het merk

• Het model

• De gebruiksperiode

• Ritgegevens

Per rit dient het volgende geregistreerd te worden voor de Belastingdienst:

• De ritdatum

• De kilometerstand (zowel begin- als eindstand)

• Het karakter van de rit: privé of zakelijk

• De adresgegevens van vertrekpunt en bestemming, plus het adres van een eventuele tussenbestemming

• De gereden route wanneer je niet de meest gebruikelijke route hebt genomen

Let op: Voeg toe waarom je niet de gebruikelijke route hebt kunnen rijden (denk aan verkeerssituaties).

Hulpmiddelen bij het verkrijgen van een sluitende rittenregistratie

Je kunt de kilometerregistratie op verschillende bijhouden; op papier, via Excel of middels een rittenregistratiesysteem. Dit laatste kan je helpen om kilometers foutloos te registeren.

Excel is natuurlijk beschikbaar voor iedereen en als ZZP’er heb je dit programma hoogstwaarschijnlijk op je computer staan. In Excel kun je jouw kilometerregistratie bijhouden, maar je moet er wel rekening mee houden dat dit niet alleen meer tijd kost, maar ook dat de kans op fouten groter is dan geautomatiseerde rittenregistratie. Excel mag dan gratis te gebruiken zijn, maar als er fouten in de kilometerregistratie staan kan het je uiteindelijk een flinke boete kosten.

Conclusie

Wanneer je een groot aantal ritten in een auto van de zaak rijdt, is het verstandig om je ritten te registeren. Of je nu de ritten handmatig bijhoudt of automatisch, dat is geheel aan jou. Maar om de kans op fouten en dus ook op boetes te verkleinen is het aan te raden om gebruik te maken van een automatisch rittenregistratiesysteem. Dankzij speciale software hoef je alleen nog maar de ritten te controleren. Dit bespaart tijd, stress en ook geld.