Camera's op het bedrijf: eerst de kabel, dan de regels

Een camera die het hek en de laadkuil filmt, is juridisch iets heel anders dan een camera die meekijkt aan de inpaktafel. Toch worden ze vaak op dezelfde middag opgehangen, door dezelfde persoon, van dezelfde rol kabel. Daar gaat het geregeld mis, technisch en juridisch.

Ik zag het van dichtbij bij een kennis die op bedrijventerrein De Woudfennen in Joure een verhuurbedrijf voor feest- en tentmateriaal heeft. Na een inbraak in februari, waarbij twee aanhangers met statafels van het terrein verdwenen, wilde hij binnen een week overal camera’s. Zijn zwager had er nog een paar liggen. Die kwamen aan de dakrand, met adaptertjes in een stekkerdoos achter het kantoor. Drie weken later klom er opnieuw iemand over het hek. Juist van die nacht ontbraken de beelden, want de schoonmaker had de stekkerdoos uitgezet.

Stroom over de netwerkkabel

De meeste zakelijke camera’s werken tegenwoordig met PoE, Power over Ethernet. Eén netwerkkabel levert dan zowel het beeld als de stroom. Dat scheelt een stopcontact bij elke camera en alles wordt vanuit één punt gevoed, de PoE-switch in de netwerkkast. Die switch moet wel genoeg vermogen hebben voor alle camera’s samen, zeker als er modellen met infrarood of een verwarmd huis tussen zitten. De kabels buiten moeten tegen uv en vocht kunnen. Een gewone binnenkabel die over een dakrand schuurt, houdt het geen tien jaar vol.

Mijn kennis liet het daarna opnieuw aanleggen door Elektricien Joure. De kabels gingen in een mantelbuis langs de gevel en de switch en de recorder verhuisden naar een afsluitbare kast in het kantoor. Niet meer aan de muur van de kantine, waar iedereen erbij kon.

Een eigen groep en een accu

Die kast kreeg een eigen groep met een eigen aardlekautomaat en een duidelijk label in de groepenkast. Zo zet niemand de beveiliging per ongeluk uit als hij de koffieautomaat zoekt, en neemt een kapotte waterkoker in de kantine de camera’s niet mee. Tussen groep en apparatuur hangt een UPS, een noodstroomvoeding met accu die switch en recorder bij uitval een tijd laat doordraaien. Inbrekers die eerst de stroom van een pand halen bestaan echt, en dan is een halfuur noodstroom precies het verschil.

Wat de wet zegt over filmen op de werkvloer

Dan het deel waar veel ondernemers te laat aan denken. Beelden waarop mensen herkenbaar zijn, vallen onder de AVG. Buiten filmen om diefstal te voorkomen mag meestal, zolang je de camera op je eigen terrein richt en niet op de openbare weg of het erf van de buren. Binnen ligt het strenger. Je hebt een gerechtvaardigd belang nodig, zoals het beschermen van spullen of mensen, en je mag medewerkers niet structureel in de gaten houden. Kantines, kleedruimtes en toiletten vallen sowieso af.

Heeft je bedrijf een ondernemingsraad, dan heeft die instemmingsrecht bij camera’s waarmee personeel gevolgd kan worden. Medewerkers moeten weten waar camera’s hangen en waarom, via een bordje bij de ingang en een passage in het personeelshandboek. De Autoriteit Persoonsgegevens gaat uit van een bewaartermijn van hooguit vier weken, tenzij er een incident is. Heimelijk filmen mag alleen bij een concreet vermoeden en als andere middelen niet werken.

Afspraken die je vooraf maakt

Bij mijn kennis ging de tweede ronde dus anders. Eerst een tekening van wat elke camera ziet, daarna pas de kabels. De camera boven de inpaktafel verdween, want die keek meer naar mensen dan naar spullen. De rest wordt na vier weken automatisch overschreven en alleen hij en zijn bedrijfsleider kunnen de beelden openen. Elektricien Joure zette in het eendraadsschema bij welke groep de beveiliging hoort. Spannend werk is het niet. Maar toen er in juni ’s nachts een busje het terrein op reed, stond het er gewoon op. Met kenteken.